Hramba pomembnih informacij je ključna za kakovostno in učinkovito poslovanje. Ker pa živimo v obdobju izjemnega tehnološkega napredka, se je seveda digitaliziralo tudi to področje. Tukaj nam priskoči na pomoč Kyocera, ki svojimi tehnološkimi rešitvami poskrbi, da je delo opravljeno hitro, učinkovito, predvsem pa, da so pomembne listine varno shranjene. Varno hranjeni podatki pa so največ, kar lahko kot podjetniki ponudimo svojim strankam. Zaupanje med podjetjem in stranko pa je temelj na katerem se gradi uspeh, ali začne poraz.
Kaj je arhiviranje dokumentov?
To je postopek prevzemanja, hranjenja, vzdrževanja in hranjenja pomembnega gradiva. Če govorimo o podjetjih, je to najpogosteje v posebnem prostoru, ki je namenjen izključno temu. To je tudi ena izmed ključnih nalog za uspešno poslovanje, saj zagotavlja dolgoročno ohranitev papirjev, ter dostop do njih za potrebe zakonodaje, zgodovine in evidence poslovanja. Vključuje več različnih korakov – od razvrščanja, pa vse do digitalizacije. Da je celoten proces uspešen pa so potrebni organizacija, redno pregledovanje, ter ustrezne oznake, ki omogočajo hitro iskanje. Brez tega se bomo prej ali slej izgubili med goro papirja iz katere bomo le stežka našli izhod.
Določitev pravilnega sistema
Preden sploh začnemo s tem postopkom, se moramo odločiti, po kakšnem ključu bomo vse skupaj uredili. Tega koraka nikakor ne smemo preskočiti, saj je brez tega vse ostalo popolnoma brezpredmetno. Šele, ko je to urejeno, se lahko odločamo kako in kam bomo shranjevali dokumentacijo. Odločimo se lahko za fizično shranjevanje, digitalno, ali celo kombinacijo obojega. Pomembno je le, da sami vemo, s pomočjo katerega se bomo najbolje znašli tudi v kriznih situacijah., ki od nas zahtevajo hitro in predvsem učinkovito ukrepanje.
Digitalizacija
Arhiviranje dokumentov je danes možno tudi v digitalni obliki. Namen tega je predvsem olajšati dostop, shranjevanje in upravljanje s podatki. Uporabimo jo lahko za knjige, fotografije, pogodbe in druge pomembne zadeve, ki jih je pametno hraniti na vsaj dveh mestih. Ta postopek lahko izvedemo s pomočjo večih sodobnih tehnologij. V pomoč so nam lahko:
- Kamere uporabljamo za digitalizacijo fizičnih papirjev
- Skenerji
- Optični znakovni prepoznavalniki se uporabljajo za prepoznavanje ročno pisanega besedila
- Programska oprema za digitalizacijo se uporablja za avtomatizacijo celotnega procesa.
Tak način je vse bolj priljubljen, saj z njegovo pomočjo tudi zmanjšujemo stroške, ker ne potrebujemo fizičnega skladiščenja. Kak dodaten € več pa vedno pride prav. Porabimo ga lahko za nakup naprave Kyocera, s pomočjo katere postane ta del poslovanja skoraj otročje lahek.
Varno hranjenje
Četudi se odločimo za digitalizacijo, je potrebno poskrbeti za varnost. Vlomi v računalniške sisteme so vse bolj pogosti, zato je najbolje poskrbeti za ustvarjanje varnostnih kopij. Te nam omogočijo, da se podatki obnovijo v primeru napake, ali kraje. Poleg tega je pametno poskrbeti za hranjenje podatkov na varnih strežnikih, ki so dobro zaščiteni, lahko pa posežemo tudi po šifriranju, kar stopnjo varnosti še poviša. Upoštevati pa moramo tudi varnostni protokol, ki lahko vključuje tudi avtorizacijo in avtentikacijo. Nikoli namreč nismo tako varni, da ne bi mogli biti še bolj. Le z upoštevanjem vseh pravil se možnost nesreč, ali napake zmanjša na minimum.
Kyocera – orodje za varno arhiviranje dokumentov
Kyocera so tiskalniki, ki so nam v izredno veliko pomoč, saj arhiviranje dokumentov opravijo skorajda sami. Ko z njihovo pomočjo dokument skeniramo, te naprave ustvarijo digitalno kopijo in jo shranijo v določenem formatu. Sami nato izberemo kam bomo kopijo shranili in s tem je postopek končan. Olajšajo nam torej pretvarjanje v digitalno obliko, največja prednost pa je ta, da za to ne potrebujemo računalnika – vse uredimo kar na zaslonu samega tiskalnika. S tem prihranimo ogromno časa, kar je danes izrednega pomena.
Lahko prosimo za pomoč
Če sami ne vemo, kako bi arhiviranje dokumentov speljali najbolje, nimamo pa pomočnika, kot je Kyocera, se lahko za pomoč obrnemo na profesionalce. Obstaja namreč kar nekaj ponudnikov, ki delo opravijo namesto nas. Seveda proti plačilu. Cene seveda niso pri vseh enake, odvisne pa so predvsem od količine in stanja listin, storitve, ki jo potrebujemo, svoje pa dodajo še stopnja ločljivosti varnostni standardi, ter nujnost opravljene storitve. Če nekaj potrebujemo takoj, bomo zagotovo primorani odšteti nekaj več denarja, kot bi ga, če ima izbrano podjetje čas storitev opraviti. Na koncu koncev pa je pomembno le, da je storitev opravljena karseda kvalitetno in, da je dokumentacija varno shranjena.
Arhiviranje dokumentov velja za izredno pomembno in zahtevno nalogo, saj je od pravilne izvedbe le – tega lahko odvisen celo obstoj podjetja. Zato se je potrebno na to dobro pripraviti in upoštevati varnostne protokole, ki nam ob morebitni napaki, ali vlomu lahko pomagajo iz zagate. Naprava, ki nam je lahko v veliko pomoč je tiskalni Kyocera, ki s svojimi funkcijami poskrbi, da je postopek končan hitro in predvsem učinkovito. Za pomoč lahko prosimo tudi podjetja, ki se s tem ukvarjajo, na ta način pa mi svoj čas porabimo za druge prav tako, ali še celo bolj pomembne zadeve, za katere sicer tega ne bi imeli.