Brezpapirno poslovanje ima številne prednosti

brezpapirno poslovanje.1

V današnjem poslovnem svetu vse več podjetij prehaja na brezpapirno poslovanje. Brezpapirno poslovanje v podjetju prinaša številne prednosti, od prihranka denarja do večje prijaznosti do okolja. Niste prepričani, ali je primerno za vaše podjetje? Tukaj je nekaj razlogov za prehod. Stroški papirja, črnila za tiskalnike in drugih pisarniških potrebščin se lahko sčasoma resnično povečajo. S prehodom na tovrstni sistem lahko svojemu podjetju dolgoročno prihranite veliko denarja. Ali ste vedeli, da je za izdelavo enega paketa papirja potrebnih 15 litrov vode? To je veliko virov, ki se porabijo samo za proizvodnjo nečesa, kar bo sčasoma končalo v smeteh. Tovrstni sistem pomaga zmanjšati ogljični odtis vašega podjetja in je na splošno boljši za okolje.

brezpapirno poslovanje

Elektronski način ima številne prednosti

Kako poteka arhiviranje dokumentov v digitalni obliki? V preteklosti so podjetja za shranjevanje pomembnih informacij uporabljala papir. Vendar to ni več praktično in učinkovito. Danes se podjetja za shranjevanje in upravljanje podatkov odločajo za elektronsko arhiviranje dokumentov. Pri tej obliki ste lahko prepričani, da so dobro zaščiteni. Sistemi za arhiviranje dokumentov brez papirja običajno uporabljajo šifriranje, da lahko do dokumentov dostopajo le pooblaščene osebe. To je veliko bolj varno kot hramba v papirnati obliki, ki jih je mogoče zlahka izgubiti ali ukrasti.

arhiviranje dokumentov

Izboljšanje učinkovitosti

Brezpapirno poslovanje pomeni, da ni več izgubljenih dokumentov ali zgrešenih map z datotekami. Z digitalnimi datotekami je enostavno iskati in najti dokumente, ki jih potrebujete, medtem ko so lahko papirnati dokumenti okorni in zahtevajo veliko časa, da najdete ustrezen dokument. Poleg tega je pošiljanje digitalnih dokumentov po elektronski pošti ali izmenjava digitalnih dokumentov pogosto hitrejša in enostavnejša kot pošiljanje papirnatih kopij po pošti ali faksu. Vse je shranjeno v elektronski obliki, zato zlahka najdete, kar iščete, ko to potrebujete. S tem lahko svojim zaposlenim prihranite veliko časa in razočaranja – časa, ki ga lahko bolje porabijo za produktivne naloge.

brezpapirno poslovanje.1.

Stroški so občutno manjši

Še ena prednost, ko gre za elektronsko arhiviranje dokumentov,  je, da vam lahko pomaga prihraniti denar. Ne bo vam treba porabiti denarja za papir in črnilo, prav tako vam ne bo treba plačevati nekomu, ki bo arhiviral in urejal vaše papirje. Poleg tega boste morda lahko odpravili stroške shranjevanja, če boste informacije shranjevali v elektronski obliki in ne v fizičnem sistemu. Če izvajate elektronski način, boste lahko hitro in enostavno našli, kar potrebujete. Datoteke lahko iščete po ključnih besedah, datumu ali drugih merilih. To je veliko hitreje kot iskanje po fizičnem sistemu. Poleg tega lahko elektronske datoteke enostavno in hitro delite z drugimi. To lahko prihrani veliko časa, ko morate sodelovati pri projektih s sodelavci ali strankami.

Brezpapirno poslovanje

Urejanje od koderkoli

Ko so občutljive informacije shranjene v elektronski obliki, je nepooblaščenim osebam veliko težje dostopati do njih. To pomaga zaščititi vaše podjetje pred vdori v podatke in drugimi varnostnimi grožnjami. Brezpapirno poslovanje omogoča, da lahko več zaposlenih hkrati dostopa do dokumentov in jih ureja od koder koli na svetu. Tako je sodelovanje med člani ekipe lažje kot kdaj koli prej, projekti pa so hitreje končani.  Poleg tega je treba dokumente na papirju pogosto hraniti v fizičnih arhivskih omarah, ki zavzemajo prostor in zahtevajo dodatno pohištvo ali rešitve za shranjevanje. S prehodom na digitalne dokumente lahko prihranite pri vseh teh stroških.

brezpapirno poslovanje1

Zakaj je postopek sploh potreben?

Arhiviranje dokumentov je včasih treba urediti v skladu z zakonodajo, ki ureja to področje. V poslovnem svetu se nikoli ne konča tok informacij, ki jih je treba ustvariti in shraniti. Če je vaša pisarna takšna kot večina drugih, je verjetno polna omar, ki so do vrha napolnjene s starimi dokumenti, za katere sploh niste več prepričani, da jih potrebujete. Kaj pa, če vam povemo, da obstaja boljši način? Način, s katerim boste razbremenili pisarno, prihranili prostor in izboljšali učinkovitost? Odgovor je arhiviranje dokumentov.

Gre za postopek shranjevanja informacij na varni lokaciji. Predvsem razbremeni vaš pisarniški prostor in sprosti prepotreben prostor za shranjevanje. Informacije so varno shranjene zunaj lokacije, kar jih varuje pred poškodbami ali izgubo v primeru požara ali poplave.

papirno poslovanje

Manjši okoljski odtis

Brezpapirno poslovanje ima tudi manjši okoljski odtis kot tradicionalni model. Proizvodnja papirja vključuje sekanje dreves, kar negativno vpliva na okolje. Poleg tega proizvodni postopek za proizvodnjo papirja povzroča onesnaževanje ter porabi velike količine vode in energije. Ko uporabljate brezpapirno poslovanje v podjetju, lahko pomagate zmanjšati vpliv svojega podjetja na okolje. Kot lahko vidite, je veliko razlogov za opustitev papirja in prehod na digitalno tehnologijo! Če razmišljate o prehodu na tovrstni sistem, upamo, da vam je ta članek pomagal prepričati, da je to prava odločitev za vaše podjetje.

Zdaj je čas za menjavo

Arhiviranje dokumentov brez papirja ima veliko prednosti pred tradicionalnimi metodami v papirni obliki. Je varnejše, učinkovitejše in vam lahko na dolgi rok celo prihrani denar. Pomaga ohranjati informacije urejene in dostopne. Če boste kdaj potrebovali dostop do določene datoteke, boste točno vedeli, kje ga lahko najdete. Če vaše podjetje še vedno uporablja papirne zapise, je zdaj čas, da preidete na sodobnejši sistem. Če si vzamete čas za vzpostavitev učinkovitega sistema, ste lahko mirni, saj veste, da so vaši pomembne datoteke dobro zaščitene in lahko dostopne, kadar koli jih potrebujete.